Dichiarazione sui documenti di identità

1. Perché chiediamo il documento

Al momento del tesseramento verifichiamo la tua identità per tre ragioni, tutte vincolate: il tesseramento presso l’ente di affiliazione richiede dati anagrafici esatti, dai quali dipende la validità della copertura assicurativa; l’accesso è nominativo e non cedibile; e per i minori occorre accertare l’età e il rapporto con chi presta il consenso.

Una tessera intestata a dati inesatti è una tessera che, in caso di infortunio, può non essere coperta. È il motivo per cui la verifica non è una formalità.

2. Cosa facciamo, e cosa non facciamo

La regola è la sola esibizione. Il documento viene mostrato, i dati necessari vengono trascritti sul modulo di ammissione, il documento ti viene restituito immediatamente. In questo caso non conserviamo alcuna copia, né cartacea né digitale.

Conserviamo una copia solo quando è indispensabile, e cioè quando è l’ente di affiliazione o l’assicurazione a richiederla per il tesseramento, o quando il tesseramento avviene a distanza e non è possibile esibire il documento di persona. In quel caso te lo diciamo prima e ti spieghiamo perché.

Quando una copia viene acquisita:

• è conservata in forma digitale ad accesso riservato, non in raccoglitori consultabili da chiunque passi dalla segreteria;
• vi accedono le sole persone espressamente autorizzate, per la sola istruttoria del tesseramento;
• non viene fotocopiata, inoltrata per email né conservata sui dispositivi personali di collaboratori;
• non viene usata per finalità diverse da quella per cui è stata raccolta.

3. Per quanto tempo

La copia è cancellata non appena il tesseramento è perfezionato e comunque entro dodici mesi dall’acquisizione, salvo che una norma imponga un termine diverso o che sia necessaria a difendere un diritto in una controversia in corso. Restano invece i dati anagrafici trascritti, che sono ciò che serve davvero e vivono nel libro soci e nel registro dei tesserati.

Se chiedi la cancellazione dell’account, la copia del documento è fra le cose che spariscono per intero, subito.

4. Minori

Per i minori acquisiamo i dati del minore e quelli di chi esercita la responsabilità genitoriale, che sottoscrive la domanda e presta i consensi. Il documento del genitore serve a verificare che chi firma abbia titolo per farlo.

5. Base giuridica e diritti

Il trattamento si fonda sull’esecuzione del rapporto associativo e sugli obblighi connessi al tesseramento e alla copertura assicurativa (artt. 6.1.b e 6.1.c GDPR). Il conferimento è necessario: senza verifica dell’identità non possiamo tesserarti, e senza tesseramento non puoi accedere.

Puoi in ogni momento chiedere di sapere se una copia del tuo documento è conservata, ottenerne la cancellazione quando non è più necessaria, e opporti a un trattamento che ritieni eccedente. Scrivi a info@power-core.it. Il quadro completo è nell’Informativa Privacy.